Prioritize for Success: Metode Paling Efektif Bagi Individu dan Team

by Joh Juda


Tantangan bagi sebagian besar orang dan team adalah menentukan apa yang menjadi prioritas mereka. Baik dalam hidup maupun pekerjaan. Baik sebagai individu maupun sebagai tim.

Di tim saya saat ini ada satu orang yang tidak dapat menentukan prioritas pekerjaannya sehingga mengakibatkan prioritas team dan pekerjaan seluruh team jadi terganggu.

Sehingga sebagai leader ketika kita ingin tim kita produktif maka baik tim dan individu perlu tahu cara mereka memprioritaskan pekerjaan mereka.

Pada artikel ini saya akan membahas beberapa metode prioritas yang efektif untuk individu dan tim, sehingga kita bisa lebih fokus dan mencapai hasil yang lebih optimal.

Metode Prioritas untuk Individu

  1. Eisenhower Matrix

    Eisenhower Matrix adalah cara yang bagus untuk mengelompokkan tugas-tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan. Walaupun terlihat sederhana namun metode ini akan sangat membantu dalam menilai dan mengevaluasi prioritas yang sudah kita buat. Misal, jika kita terlalu banyak list pada kuadran 'Do', kemungkinan besar karena hari-hari sebelumnya kita banyak menunda pada 'Schedule' atau 'Delegate'.

'Delete' adalah harusnya kuadran paling banyak dalam list Anda, karena berarti Anda telah berhasil memprioritaskan hanya yang benar-benar penting untuk Anda kerjakan. Namun kembali lagi, ini tergantung pada level posisi Anda dan peran Anda dalam struktur organisasi atau perusahaan.

  1. MIT (Most Important Task)
    Dalam setiap hari kerja, pilih 1-3 tugas paling penting yang harus diselesaikan. Dengan fokus pada tugas-tugas utama tersebut, kita dapat menjaga energi dan perhatian untuk hal-hal yang benar-benar krusial. MIT mendorong kita untuk menghindari multitasking yang sering kali mengurangi produktivitas.

  2. Metode Ivy Lee
    Metode sederhana ini melibatkan menuliskan enam tugas terpenting yang ingin kita capai pada hari berikutnya. Tugas-tugas ini diurutkan berdasarkan prioritas, dan kita mulai mengerjakan dari yang paling penting hingga selesai. Fokus satu per satu tugas memastikan kita menyelesaikan hal-hal besar tanpa terganggu oleh detail kecil.

  3. Pareto Principle (80/20 Rule)
    Prinsip Pareto menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% usaha kita. Fokuskan energi dan waktu pada 20% tugas yang memberikan dampak terbesar. Misalnya, dalam penjualan, 20% dari pelanggan biasanya menghasilkan 80% dari pendapatan. Identifikasi tugas-tugas yang memberikan nilai tinggi dan alokasikan waktu lebih banyak untuk itu.

Metode Prioritas untuk Tim

  1. RACI Matrix

    RACI Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) adalah metode yang biasanya digunakan dalam project management untuk membagi tanggung jawab pekerjaan. Dalam matriks ini:

    • Responsible: Siapa yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas.
    • Accountable: Siapa yang membuat keputusan akhir.
    • Consulted: Orang-orang yang memberi masukan.
    • Informed: Orang-orang yang perlu diberi tahu setelah keputusan atau tindakan diambil.

    Metode ini membantu tim memahami peran masing-masing dengan jelas, menghindari kebingungan, dan memastikan tidak ada yang terlewat. Anda dapat cari tahu lebih dalam lagi bahkan mendownload template-nya di_sini.

  2. MoSCoW Method
    MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) adalah metode prioritas yang digunakan untuk memutuskan fitur atau elemen mana yang harus diutamakan dalam proyek.

    • Must Have: Hal-hal yang mutlak diperlukan.
    • Should Have: Penting, tapi tidak mendesak.
    • Could Have: Nice to have, tapi bisa diabaikan jika perlu.
    • Won’t Have: Hal yang tidak akan menjadi fokus dalam proyek kali ini.

    Metode ini sering digunakan pada stage perencanaan, baik dalam produk baru atau pengembangan produk IT. Namun belakangan metode ini juga bisa diterapkan untuk prioritas tim secara umum.

  3. SMART Goals
    Metode ini memastikan bahwa setiap tujuan yang ditetapkan tim adalah:

    • Specific: Spesifik.
    • Measurable: Dapat diukur.
    • Achievable: Dapat dicapai.
    • Relevant: Relevan dengan tujuan besar.
    • Time-bound: Memiliki batas waktu.

    Dengan SMART Goals, tim memiliki tujuan yang jelas dan terukur, sehingga lebih mudah melacak kemajuan dan mencapai target secara efektif.

  4. Kanban Method

    Kanban adalah sistem visualisasi tugas yang biasa digunakan dalam tim, terutama dalam pengembangan software. Papan Kanban membagi tugas menjadi kolom: To Do, In Progress, dan Done. Tim bisa melihat secara langsung progres tugas-tugas, mengurangi penumpukan, dan memastikan alur kerja berjalan lancar.

    Di kantor saya menggunakan metode ini untuk tracking setiap project yang sedang berjalan, khususnya pada tim enginer. Namun sebenarnya ini dapat digunakan di berbagai departemen bahkan antar departemen.

Kesimpulan

Menentukan prioritas, baik sebagai individu maupun tim, merupakan kunci produktivitas dan pencapaian tujuan. Bagi individu, metode seperti Eisenhower Matrix, MIT, Ivy Lee, dan Pareto Principle dapat membantu kita mengatur waktu dan energi pada hal-hal yang paling penting. Sementara untuk tim, alat seperti RACI Matrix, MoSCoW Method, SMART Goals, dan Kanban dapat meningkatkan kolaborasi, fokus, dan kejelasan peran.

Dengan menerapkan metode-metode ini, kita bisa bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras, baik sebagai individu maupun sebagai bagian dari tim. Jika Anda membutuhkan konsultasi dalam membangun tim yang produktif, Anda dapat berkonsultasi dengan saya.